Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan Tegal

          

IKAN LELE BAIK UNTUK OTAK DAN JANTUNG ANDA

Lele mengandung asam lemak omega 3 dan omega 6,seperti salmon.Nutrisi tersebut terkenal manfaatnya untuk kesehatan jantung serta otak manusia.Terutama anak-anak yang sedang dalam masa pertumbuhan.

TIRAM DAPAT BERUBAH KELAMIN

Tiram dapat berubah kelamin setiap 7 hari namun apabila hal tersebut dilakukan maka beresiko mengganggu.

LUMBA-LUMBA TIDAK PERNAH MINUM AIR SECARA LANGSUNG

Lumba-lumba mencukupi kebutuhan cairan tiap harinya dari makanan yang mereka makan saja? Jadi, lumba-lumba tidak pernah minum air secara langsung karena hal tersebut berpotensi membunuh mereka?

IKAN SARDEN DAN MAKAREL MENCEGAH KERUTAN

Ikan yang mengandung minyak seperti sarden dan makarel,memiliki asam lemak yang penting untuk membuat kulit ekstra lembab dan mencegah kerutan.

UMUR IKAN KOI HINGGA 200 TAHUN

Ternyata ikan koi bisa berumur jauh melebihi pemiliknya. Dari sekitar 30 jenis ikan koi yang ada, beberapa jenis yang mampu hidup hingga lebih dari 200 tahun. Ikan asal Tiongkok yang tertua di dunia konon mencapai 226 tahun. Ikan koi tersebut bernama Hanako dari Jepang yang mati pada 7 Juli 1977
 

MENGATASI MASALAH PENYIMPANAN ARSIP DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari (Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971)

Penyimpanan  informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban masa kini atau mendatang.

Oleh karena suatu filling merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. Oleh karena itu orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling merupakan bagian yang sangat penting sehingga filling harus di susun dengan sempurna salam suatu organisasi.

Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu organisasi, maka seorang sekretaris berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dapat melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif. Sifat-sifat yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas filling adalah :

  • Ketelitian
  • Kerapihan
  • Menguasai bidang.

Tujuan dari penyimpanan arsip adalah :

Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;

Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan hasil-hasil dimasa lalu untuk dijadikan dasar dalam mengambil keputusan yang akan datang;

  • Memberi keterangan-keterangan vital, misalanya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
  • Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
  • Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat, Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
  • Penghematan tempat penyimpanan.
  • Menjaga rahasia arsip, Menjaga kelestarian arsip.
  • Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Dalam pelaksanaan arsip melalui beberapa tahap, adapun siklus yang dilalui dalam pelaksanaan arsip adalah :

  1. Tahap penciptaan arsip diciptakan yaitu diterima dari organisasi atau orang yang berasal dari luar organisasi (secara eksternal), dan arsip yang diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih.Untuk arsip yang diciptakan secara eksternal susah untuk dikontrol karena dibuat oleh orang lain (diluar organisasi) sedang arsip yang diciptakan secara internal maka dapat di kontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
  2. Tahan pemanfaatan arsip (Filling). Pada tahap ini arsip dikatagorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat tinggi) dan arsip dinamin inaktif (frekuensi penggunaan sudah menurun).
  3. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali. Arsip disimpan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system.  Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya. Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut.
    - Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
    - Isilah bon peminjaman;
    - Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan;
    - Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip;
    - Ambillah arsip yang diminta;
    - Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil;
    - Serahkan arsip kepada yang memerlukan
  4. Tahap pemindahan. Arsip yang tidak digunakan secara terus menerus maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan, arsip dapat dipindahkan dalam status aktif menjadi inaktif tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.
  5. Tahap pemusnahan, Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :
    Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
    Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
    Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

  • Pencacahan,
  • Pembakaran,
  • Pemusnahan kimiawi,
  • Pembuburan.

Menurut Drs. Aw.Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

  1. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat ketika dibutuhkan oleh atasan atau unit lain dari bagian arsip
  2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
  3. Bertambahnya surat-surat kedalam bagan arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi
  4. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan/diklat untuk bagian arsip

Penyimpanan arsip cukup sederhana akan tetapi sering diabaikan sehingga arsip yang disimpan susah ditemukan jika dibutuhkan. Prosedur agar arsip yang disimpan dapat dengan mudah dapat di temukan kembali, langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Pemeriksaan arsip (memastikan arsip siap disimpan)
  2. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis dan nomor)’
  3. Memberi tanda (pengkodean)
  4. Mensortir arsip yang sudah dindeks (dikelompokkan berdasarkan nama atau nomor yang sama)
  5. Penyimpanan arsippada tempat penyimpanannya (filling cabinet) sesuai dengn sistem filling yang dipilih.

Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: 

  1. Arsip-arsip yang tidak Penting 
  2. Arsip-arsip yang Membantu
  3. Arsip Penting 
  4. Arsip Vital 

Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 

  • Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi; 
  • Laporan keuangan; 
  • dan lain sebagainya. 

Dari keterangan diatas perlu ditemukan solusi dalam mengatasi masalah-masalah yang ada dalam pengarsipan agar tidak merugikan lembaga, adapun langkah-langkah yang bisa ditempuh antara alain :

  1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
  2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang tepat
  3. Memperluas tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
  4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman
  5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencengahan kerusakan
  6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
  7. Mengikut sertakan para pengelola arsip dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi yang canggih
  8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

 

DAFTAR PUSTAKA

Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara 

E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama

Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset 

The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi

Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.  Jakarta: Rajawali Press

 

(Rika Putri, S.St.Pi, Widyaiswara BPPP Tegal)

 

Lokasi BPPP Tegal

Joomla Templates and Joomla Extensions by JoomlaVision.Com
Diklat Prajabatan Golongan III Angkatan 49_4
Diklat Prajabatan Golongan III Angkatan 49_5
Safari Pelatihan di Kota Pekalongan_3
Safari Pelatihan di Kab. Cilacap_4
Diklat Prajabatan Golongan II Angkatan 63_3
Ceramah Umum Inspektur Jenderal KKP_1