ANALISIS KINERJA

Oleh :
Munasor, Drs., MM.
Widyaiswara Utama
Kementerian Kelautan dan Perikanan
di Balai Pendidikan danPelatihan Perikanan Tegal

Sebagaimana penulis janjikan pada sajian sebelumnya dengan judul tulisan yang sama seperti di atas, di bawah ini disajikan 3(Tiga) topik yang merupakan lanjutan dari 4(Empat) topik yang telah disajikan pada edisi yang lalu, yakni: Proses, Pekerjaan dan Pekerja, dan Proses Analisis Kinerja.

E. PROSES
1. Pengertian
Proses adalah serangkaian langkah yang dilakukan secara teratur untuk menghasilkan suatu produk. Hal ini merupakan definisi yang sangat umum, tetapi di dalamnya terkandung beberapa informasi penting, yaitu :
- Beberapa langkah kegiatan
- Langkah – langkah terurut secara teratur
- Produk dihasilkan di dalam atau di akhir proses
Sedikitnya ada dua macam proses yang dikenal selama ini, yaitu :
a. Proses Produksi
Proses Produksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang di lakukan secara teratur untuk menghasilkan suatu produk yang bersifat nyata. Untuk menghasilkan suatu produk (barang / jasa) pasti membutuhkan suatu proses produksi.
b. Proses Administrasi / Manajemen
Proses Administrasi / manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan secara teratur dan berakhir pada suatu produk yang tidak nyata seperti keputusan atau kebijakan. Sebenarnya administrasi dan manajemen adalah dua hal yang berbeda, namun dalam konteks ini kedua hal tersebut dianggap mencakup proses yang tumpang tindih dan karenanya dianggap sama. Proses manajemen adalah serangakaian langkah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki organisasi, agar tujuan dapat tercapai dengan cara yang seefisien mungkin. Dalam proses manajemen, produk yang dihasilkan biasanya selalu dalam bentuk keputusan atau kebijakan manajemen. Sedang administrasi (dalam artian luas) adalah proses kerja sama antara semua pimpinan dan semua staf organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2. Tujuan Proses
Jika tujuan dan kinerja organisasi dapat dikenali, maka tujuan dan kinerja proses juga dapat dikenali. Seperti tujuan organisasi, tujuan proses juga bersifat ideal. Karena itu tujuan proses harus memenuhi syarat sebagai berikut ini :
a. Sesuai dengan tujuan organisasi
b. Dapat diobservasi
c. Dapat diukur atau dibandingkan dengan standar
d. Realistis (didasarkan pada hasil analisis SWOT)
3. Desain Proses
Desain proses adalah bangunan proses, dimana dalam bangunan itu dapat dilihat langkah – langkah kegiatan yang membentuk proses tersebut. Untuk menilai mutu suatu desain proses, cukup menanyakan apakah proses yang terjadi lancar atau tidak, efisien – efektif atau tidak, memudahkan pegawai bekerja atau tidak, membuat pelanggan senang atau tidak. Agar proses dapat berjalan secara optimal, maka desain proses harus mempunyai kriteria sebagai berikut :
a. Sesuai dan mendukung desain organisasi
b. Fungsi untuk setiap point pekerjaan jelas dengan standar
c. Alur proses dari ponit ke point pekerjaan jelas tergambarkan.
4. Kinerja Proses
Jika tujuan organisasi bersifat ideal, maka kinerja proses cenderung bersifat riil, seperti kinerja organisasi, kinerja proses juga berada dilingkungan yang mempengaruhinya. Secara umum, faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja proses adalah :
a. Sumber daya manusia
b. Sarana fisik
c. Sarana non – fisik
d. Desain proses.

F. PEKERJAAN DAN PEKERJA
1. Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan adalah struktur bangunan pekerjaan yang disusun sedemikian rupa sehingga pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin. Desain pekerjaan yang ideal selalu memperhatikan 4 (empat) hal, yaitu :
a. Deskripsi tanggung jawab
Bagi seorang pegawai atau pekerja, pekerjaan bukanlah sekedar serentetan kegiatan yang dikerjakan begitu saja. Pekerjaan adalah tanggung jawab. Pekerja bukanlah robot, tetapi sebagai pemegang tanggung jawab. Karena itu, suatu desain pekerjaan yang ideal selalu mengandung informasi tentang tanggung jawab yang diemban oleh pegawai atau pekerja yang bersangkutan. Sedang detail pekerjaan tidak muncul didalam deskripsi tanggung jawab, tetapi didalam “urutan kegiatan / prosedur kerja”.
b. Urutan kegiatan / prosedur kerja
Desain pekerjaan juga mengandung informasi yang rinci tentang urutan kegiatan atau prosedur kerja yang lazim disebut SOP (Standard Operating Procedures). Suatu prosedur kerja kadangkala juga dilengkapi informasi yang lebih rinci, yang biasa disebut sebagai spesifikasi pekerjaan. Didalam spesifikasi pekerjaan dijelaskan hal – hal rinci seperti kondisi pekerjaan, sarana – prasarana yang diperlukan, langkah – langkah tekhnis, atau alternatif jalan keluar untuk memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan pekerjaan.
c. Standar kualitas kerja
Standar kualitas kerja adalah derajat ukuran mutu pekerjaan dalam bentuk yang ideal. Dengan standar inilah suatu kinerja dinilai baik atau buruk, sesuai prosedur atau tidak, sah atau melanggar aturan, layak jual atau tidak, dan seterusnya. Standar kualitas kerja biasanya mengacu pada produk akhir suatu pekerjaan. Namun kadangkala standar kualitas kerja juga untuk menilai suatu proses pekerjaan.
d. Ergonomik
Desain kerja yang baik juga memperhatikan prinsip – prinsip ergonomik. Konsep ini mengacu pada desain lingkungan fisik yang menjadi sarana dan medium tempat kerja. Dalam konteks ini, perlu diingat bahwa kinerja yang optimal hanya bisa dicapai bila sarana dan lingkungan fisik ini menunjang kelancaran kerja pegawai / pekerja. Penyediaan dan pengaturan sarana fisik inilah yang menjadi perhatian “Ergonomik”, yang harus diperhatikan
dengan sungguh-sungguh oleh para desainer kerja.
2. Kinerja Pekerjaan / Pekerja
Ada 2 (dua) macam kinerja pekerjaan / pekerja, yaitu :
a. Kinerja yang berujung pada produk yang konkret (Tangible)
b. Kinerja yang berujung pada produk yang tidak konkret (Intangible)
Kedua macam kinerja ini harus dapat diamati dan diukur, hanya caranya yang berbeda. Dengan kata lain, kedua kinerja ini membutuhkan instrumen pengamatan dan pengukuran yang berbeda, dan cara pengamatan yang berbeda pula. Untuk kinerja yang berakhir pada produk konkret, maka penilaian kinerja dilakukan dengan menilai hasil akhir tersebut dengan cara membandingkannya dengan spesifikasi standar yang telah ditentukan. Hal ini berbeda dengan kinerja jenis kedua, dimana kinerja tersebut tidak bisa lepas dari kinerja – kinerja lain yang berkaitan.
Seperti kinerja yang lain, kinerja pegawai / pekerja juga dipengaruhi oleh berbagai hal.
Ada 4 (empat) faktor yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai / pekerja (selain faktor subyektif pegawai), yaitu :
1). Spesifikasi Pekerjaan
2). Sarana dan Mekanisme pekerjaan
3). Impak Kinerja
4). Mekanisme Umpan balik.

G. PROSES ANALISIS KINERJA
Proses analisis kinerja melibatkan 6 (enam) tahapan besar, yaitu :
1. Menentukan standar kinerja
2. Menentukan kinerja
3. Menentukan masalah
4. Mengindentifikasi bukti – bukti masalah
5. Menentukan penyebab masalah
6. Menentukan Solusi
Insya ALLAH, pembaca akan mendapat penjelasan mengenai Anilisis Kinerja ini pada penyajian berikutnya dengan judul “ Analisis Kebutuhan PSDM”.


Sumber rujukan (Literatur) :

1. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Oleh: Dr. Prasetya Irawan, M.Sc, penerbit STIA – LAN PRESS, Jakarta.
2. Pengembangan Sumber Daya Manusia Manajemen Pelatihan Ketenagakerjaan Pendekatan
Terpadu, Oleh: Dr. Oemar Hamalik, penerbit PT. Bumi Aksara, Jakarta.
3. Manajemen Sumber Daya Manusia
Oleh: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA., penerbit PT. Bumi Aksara, Jakarta.
4. Manajemen Sumber Daya Manusia Dasar dan Kunci Keberhasilan
Oleh. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, penerbit PT. Toko Gunung Agung, Jakarta.
5. Manajemen Sumber Daya Manusia
Oleh: Prof. Dr. F.X. Soedjadi J., MPA, Penerbit CV. Pucang Kembar, Tangerang.
6. Manajemen Pemberdayaan Sebuah Pengantar dan Panduan Untuk Pemberdayaan Masyarakat
Oleh: Randy R. Wrihatnolo dan Riant Nugroho Dwidjowijoto, penerbit PT. Alex Komputindo, Jakarta
7. Manajemen, Edisi 2, Oleh: T. Hani Handoko, Dosen FE-UGM, BPFE Yogyakarta.