PERLUNYA DIBENTUK SEKRETARIAT PELATIHAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN LINGKUP KKP
Sebagaimana diketahui bahwa salah satu eselon I di Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) adalah Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan (BPSDM-KP).
Pada BPSDM-KP terdapat tiga Pusat (Eselon II) yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pokok dari BPSDM-KP dan satu Sekretariat Badan yang bertugas memberikan pelayanan baik internal BPSDM-KP maupun eksternal lingkup kementerian. Salah satu Pusat di BPSDM-KP adalah Pusat Pelatihan Kelautan Perikanan (Puslat KP) yang membawahi enam Balai Pendidikan dan Pelatihan, yakni:
1. Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur (BDA) Kelautan Perikanan Sukamandi;
2. Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan (BPPP) Tegal;
3. Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan (BPPP) Banyuwangi;
4. Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan (BPPP) Ambon;
5. Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan (BPPP) Bitung; dan
6. Balai Pendidikan dan Pelatihan Perikanan (BPPP) Belawan.
Hakikat tugas pokok dari enam balai di atas adalah melaksanakan bimbingan dan pelatihan dalam rangka menyediakan dan mengembangkan sumber daya manusia (SDM) kelautan perikanan baik yang berasal dari aparatur maupun masyarakat. Untuk melaksanakan tugas pokok dimaksud, pada setiap balai disediakan organisasi dan fasilitas yang dibutuhkan guna menjamin terlaksananya bimbingan dan pelatihan dengan lancar dan baik. Untuk melaksanakan tugas pokoknya, organisasi di balai mencakup tiga fungsi juga, yaitu: Kelompok Jabatan Fungsional yang melaksanakan kegiatan bimbingan dan pelatihan; seksi yang mendukung pelaksanaan tugas pokok balai, yaitu Seksi Program dan Seksi Sarana Pelatihan; dan pihak yang memberikan pelayanan atau fasilitasi terhadap pelaksanaan tugas pokok balai, yaitu Sub Bagian Tata Usaha.
Secara struktural, organisasi yang ada pada Enam balai di atas hakekatnya juga sama, yaitu terdiri dari unsur pimpinan (struktural) dan unsur pelaksana (fungsional). Unsur pimpinan terdiri dari:
a. Kepala Balai (Eselon III);
b. Kepala Seksi Program (Eselon IV);
c. Kepala Seksi Sarana Pelatihan (Eselon IV); dan
d. Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Eselon IV).
Sedang unsur pelaksana terdiri dari:
a. Funsional khusus, yakni:
1). Widyaiswara;
2). Instruktur;
3). dan lainnya
b. Fungsional umum.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, yakni sebagai pelaksana bimbingan dan pelatihan atau yang mengkoordinir pelaksanaan bimbingan dan pelatihan di setiap balai tidak sama. Menurut pantauan penulis, di Enam balai tersebut di atas pelaksana tugas pokoknya diserahkan kepada seksi yang ada berdasar kebijakan kepala balai setempat. Sebagai gambaran tentang hal itu berikut ini informasinya:
Di BDA Sukamandi, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahan dan dilakukan oleh Seksi Sarana Pelatihan. Perlu diketahui bahwa BDA Sukamandi ada setelah KKP lahir dan masuk dalam jajaran kabinet pemerintahan yang di pimpin oleh Presiden Abdurahman Wahid.
Di BPPP Tegal, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahkan kepada Seksi Sarana Pelatihan dan Seksi Program secara bergantian. Di BPPP Tegal sudah mengalami tiga kali pergantian pelaksana tugas pokok balai pada Dua seksi tersebut di atas, yaitu sebagai berikut:
Pertama : Pelaksana tugas pokok balai oleh Seksi Sarana Pelatihan;
Kedua : Pelaksana tugas pokok balai oleh Seksi Program; dan
Ketiga : Pelaksana tugas pokok balai oleh Seksi Sarana Pelatihan, mulai tahun anggaran 2015.
Di BPPP Banyuwangi, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahkan kepada Seksi Program, di BPPP Ambon, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahkan kepada Seksi Program, BPPP Bitung, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahkan kepada Seksi Program, BPPP Belawan, untuk melaksanakan tugas pokok balai diserahkan kepada Seksi Program.
Menilik kenyataan bahwa yang melaksanakan tugas pokok balai di enam balai adalah diserahkan dan dilakukan oleh unsur pimpinan (Seksi Program dan/Seksi Sarana Pelatihan) yang sudah pasti mempunyai tugas pokoknya masing-masing, maka ke depan supaya dipertimbangkan siapa sebaiknya pelaksana tugas pokok balai tersebut. Sebab tidak jarang juga Kepala Seksi dimaksud diberikan tugas tambahan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang sesungguhnya merupakan beban tugas yang cukup berat. Sebagai misal untuk tahun anggaran 2015, maka yang akan melaksanakan tugas pokok balai di BPPP Tegal diserahkan dan akan dilakukan oleh Kepala Seksi Sarana Pelatihan (Pelaksana tugas). Dimana yang bersangkutan juga pemegang surat keputusan sebagai Pejabat Fungsional Widyaiswara dan sebagai PPK. Jadi yang bersangkutan pada saat ini sedang mendapatkan kepercayaan sekaligus beban tugas yang cukup berat, yang mudah-mudahan semuanya bisa dilaksanakan dengan lancar. Tugas-tugas tersebut adalah:
Sebagai Widyaiswara;
Sebagai Pejabat Pembuat Komitmen;
Sebagai Pelaksana Tugas Kepala Seksi Sarana Pelatihan; dan
Sebagai Pelaksana tugas pokok balai (mengkoordinir pelaksanaan bimbingan dan pelatihan).
Melihat gambaran yang terjadi di BPPP Tegal, maka yang nampak adalah penumpukkan beban tugas pada Satu Seksi, sementara pada unsur yang lain sudah sesuai dengan beban yang diembannya.
Sehubungan dengan kenyataan di atas, maka jika dimungkinkan sebaiknya pembagian beban tugas itu supaya merata. Untuk itu di setiap balai sebaiknya dibentuk “Sekretariat Pelatihan” melalui kebijakan Kepala Balai. Sekretariat Pelatihan ini dikelola oleh seorang sekretaris yang diangkat dan bertugas membantu serta memfasilitasi Kepala Balai dalam melaksanakan tugas pokok balai, yakni mengkordinir pelaksanaan bimbingan dan pelatihan.
Kemudian dalam prakteknya, sekretariat pelatihan bertugas menyediakan jadwal dan panduan, menyiapkan pembukaan/penutupan suatu pelatihan, memberikan fasilitasi untuk terlaksananya proses pelatihan dengan lancar dan baik. Fasilitasi dimaksud diberikan kepada peserta, pelatih, dan panitia pelaksana pelatihan. Sekretariat juga harus memfasilitasi Kepala Balai agar setiap saat mendapatkan laporan mengenai perkembangan proses pelaksanaan bimbingan dan pelatihan, dan pada akhirnya sekretariat harus membuat dan mendokumentasikan laporan pelaksanaan setiap pelatihan, serta mengurus Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) / Sertifikat bagi peserta. Selanjutnya sekretariat inilah yang akan berkoordinasi dengan steakholder baik internal maupun eksternal dalam melaksanakan bimbingan dan pelatihan di bawah arahan dan pantauan Kepala Balai. Sekretariat harus berkoordinasi dengan steakholder internal dalam melaksanakan bimbingan dan pelatihan, yaitu dengan: Kepala Seksi Program, Kepala Seksi Sarana Pelatihan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kelompok Pejabat Fungsional (Widyaiswara dan Instruktur).
Harus dipahami bahwa dalam melaksanakan tugas pokok balai, Kepala Seksi Program bertugas membantu Kepala Balai dalam menyiapkan rencana bimbingan dan pelatihan, yaitu: menyusun jenis pelatihan sesuai kebutuhan, menetapkan sasaran pelatihan, menyiapkan kurikulum, bahan ajar, modul, dan pemanggilan/pengembalian peserta pelatihan.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha bertugas membantu Kepala Balai dalam menyiapkan surat pemanggilan/pengembalian peserta pelatihan, surat keputusan tentang pelaksanaan suatu pelatihan, surat penugasan bagi steakholder terkait yang dibutuhkan, menyiapkan alat tulis kantor (ATK), akomodasi, konsumsi, sarana transportasi, dan bahan praktek. Kepala Seksi Sarana Pelatihan bertugas membantu Kepala Balai dalam menyediakan sarana pelatihan yang setiap saat siap digunakan untuk proses berlatih melatih. Kelompok Pejabat Fungsional Widyaiswara dan Instruktur bertugas membantu Kepala Balai dalam melaksanakan kegiatan bimbingan dan pelatihan dengan menyediakan diri untuk menyusun bahan diklat berupa: bahan ajar, gbpp/sap, bahan tayang, modul, soal ujian , melakukan tatap muka di depan kelas, memeriksa hasil ujian, mengevaluasi dan berpartisipasi menjadi panitia pelaksana pelatihan. Sedang steakholder eksternal yang utama adalah dengan peserta dan/instansi pengirim peserta.
Demikian tulisan ini dibuat dalam rangka memberikan masukan atau saran bagi Balai Pendidikan dan Pelatihan yang berada dan bernaung di bawah Kementerian Kelautan Perikanan Republik Indonesia.
oleh : Drs. Munasor, M.M. (Widyaiswara BPPP Tegal)
